Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Modul in care este organizata arhiva documentelor financiar-contabile nu este reglementata in vreun fel anume de legislatie. Legislatia prevede ce tipuri de documente justificative poti sa utilizezi si cat trebuie sa le pastrezi pe fiecare, insa nu exista o regula stricta a ordinii de arhivare a acestora. Mai degraba, din practica societatilor, s-a generat un mod de ordonare si indosariere a documentelor care urmareste tipul de operatiune.
Astfel, un mod firesc de arhivare ar putea fi cel descris mai jos.
Ca o paranteza, daca utilizezi SmartBill Conta vei vedea ca aplicatia de contabilitate este structurata tocmai pe aceste tipuri:
- achizitii/ vanzari;
- casa/banca;
- imobilizari;
- salarizare;
- declaratii.
Iata cum ar fi un posibil mod de arhivare a documentelor contabile:
1. Dosarul de achizitii
Facturile de achizitii de bunuri se arhiveaza in fiecare perioada (luna sau trimestru, conform cu perioada de TVA a societatii platitoare de TVA, sau lunar pentru societatile neplatitoare de TVA), cronologic, urmand ca deasupra sa fie listat jurnalul de achizitii.
La final de perioada , la platitorii de TVA, TVA-ul deductibil din documentele de achizitie trebuie sa fie in corespondenta cu TVA-ul deductibil din decontul de TVA.
2. Dosarul de vanzari
In mod similar cu achizitiile se arhiveaza intr-un dosar separat facturile de vanzare, in ordine cronologica, iar la final se va lista jurnalul de vanzari.
3. Registrul de casa
Intr-un dosar separat se pot arhiva documentele de casa, listand registrul de casa pentru fiecare zi si atasand documentele de intrare-iesire din casierie: chitante, dispozitii de incasare-plata.
4. Registrul de banca
In acest dosar ar trebui sa existe extrasele de cont de la toate bancile, pentru fiecare luna calendaristica.
In SmartBill Conta poti inregistra documentele de casa/banca prin optiunea Casa si Banca , unde mai ai in plus si posibilitatea de a inregistra deconturile angajatilor. Acestea sunt in stransa legatura cu activitatea de trezorerie.
5. Registrul salarii
Aici se pot pastra statele de salarii, situatii cu avantajele in natura, notele contabile de inregistrare a salariilor, concediile medicale, popririle, etc. Statele de salarii se arhiveaza pe cea mai mare perioada de timp, respectiv 50 de ani.
In SmartBill Conta poti sa generezi calculul salarial si automat sa inregistrezi notele contabile de salarii.
Poti de asemenea genera contractele de munca, statele de salarii si diferitele tipuri de adeverinte.
6. Declaratii
In acest dosar se arhiveaza declaratiile si recipisele, precum si alte documente/note de calcul care au stat la baza calcularii taxelor. Desigur ca se pot arhiva si electronic sau numai electronic.
In SmartBill Conta ai posibilitatea chiar si la calculele de impozit pe profit si micro sa salvezi modul de calcul direct in aplicatie, astfel ca vei avea toata infomatia la un loc, fara a fi nevoit sa pastrezi evidente externe care sa justifice calculele facute.
Poti genera la final registrul de evidenta fiscala, care are la baza aceste calcule de taxe.
Declaratiile pe care le poti genera in SmartBill Conta sunt: 112,390,100 si 710.
7. Dosar operatiuni diverse
Aici se pot arhiva restul documentelor si notelor care nu se regasesc in dosarele precedente:
- notele de calcul pentru amortizari;
- ajustarile pentru depreciere
- procesele verbale de inventariere si notele contabile de inregistrare a inventarului si ajustare a TVA la minusuri de inventar;
- notele de inregistrare a productiei;
- reevaluarile;
- registrul jurnal
In functie de marimea societatii se pot face dosare mai multe in functie de specificul firmei.
